De risico-inventarisatie & -evaluatie ( RI&E ) is al sinds 1 januari 1994 verplicht voor alle werkgevers (uitgezonderd ZZP’ers). Het plan van aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).
Het opstellen van een RI&E komt veel bij kijken wij doen dit graag met u samen. Vaak doen we dit samen met de preventiemedewerker.
Een preventiemedewerker is iemand die zich in het bedrijf (ook) bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
In grote bedrijven (> 25 werknemers) moet hier iemand voor zijn aangewezen.
In kleine bedrijven is het vaak de directeur die de taken van de preventiemedewerker verzorgt.
 

De werkgever of preventiemedewerker kan ook de hulp inschakelen van andere werknemers in het bedrijf.
Werknemers kunnen een goede bijdrage leveren aan het opstellen van de RI&E.
Zij hebben tenslotte dagelijks met eventuele risico’s te maken en weten wat er op de werkvloer speelt.
Door werknemers te betrekken, zullen zij waarschijnlijk ook eerder het belang zien van nieuwe maatregelen.
Zo kunt u samen naar oplossingen zoeken die ook goed passen in de dagelijkse praktijk op de werkvloer.  Dáár moeten ze tenslotte vaak toegepast worden!

 

  1. Stap 1: Een beeld van uw bedrijf vormen
    In deze stap gaat de adviseur een beeld vormen van het bedrijf waar hij/zij de RI&E gaat uitvoeren. Dit beeld heeft hij/zij nodig als voorbereiding op het intakegesprek. Er worden gegevens verzameld over het bedrijf, zoals wat voor soort bedrijf het is, de aard van de activiteiten en prosessen, het aantal medewerkers, de prioritaire risico’s en branche gegevens.
  2. Stap 2: Intakegesprek
    Het intakegesprek dient om vast te stellen wat precies de vraag/het probleem is, welk ambitieniveau het bedrijf op Arbo gebied heeft en welke aanpak het beste kan leiden tot een bevredigend resultaat. Een goed intakegesprek is maatwerk en essentieel voor het hele RI&E-traject. Tijdens het intakegesprek worden afspraken gemaakt over de te gebruiken methode, de wijze van communicatie met de medewerkers, het wel of niet inzetten van vragenlijsten, het houden van interviews, het tijdpad en het eindresultaat. Aan het einde van het intakegesprek heeft de adviseur genoeg informatie verzameld om een project/offerte te kunnen maken die optimaal aansluit bij de vraagstelling van het bedrijf.
  3. Stap 3 Projectplan voor uitvoering/offerte:
    Het doel van het projectplan/de offerte is om de gemaakte afspraken helder te beschrijven. Hoe het gehele traject eruit gaat zien, de scope van de RI&E, wat hoort er wel bij en wat niet, wie waarvoor zorg draagt, eventuele zakelijke voorwaarden enzovoorts. Door deze schriftelijk vast te leggen kunnen er tijdens of na afloop van het traject geen misverstanden ontstaan.
  4. Stap 4: Documentatiestudie over het bedrijf
    Het doel van de documentatiestudie is om vooraf een goed beeld te krijgen van alle werkzaamheden binnen het bedrijf. Hiervoor bestudeert de adviseur beleidsstukken, eerder uitgevoerde RI&E’s, jaarverslagen, ziekteverzuimgegevens, ongevallencijfers, procedures rond personeelsbeleid, resultaten van medewerker tevredenheidsonderzoeken, werkinstructies en procedures, auditrapporten, bedrijfsnoodplannen, vergunningen, aspectenregisters enzovoorts.
  5. Stap 5: Communicatie
    Het doel van de communicatie is om medewerkers vooraf, tijdens en na afloop van het project te informeren over het RI&E-project. Dit wordt gedaan door bij hen betrokkenheid te krijgen en aan te geven wat er van hen verwacht wordt. Goede communicatie bepaalt immers voor een belangrijk deel de bereidheid van de medewerkers om aan het project mee te werken en dus ook aan het succes van het project. Er wordt aangegeven over welke vragen voorafgaande aan de communicatie duidelijkheid moet bestaan en verschillende communicatiemogelijkheden worden besproken.
  6. Stap 6: Vragenlijst / Interview:
    Bij de vaststelling van de RI&E-methode is besloten wel of niet met vragenlijsten en interviews te werken. Hier wordt beschreven hoe met vragenlijsten kan worden omgegaan, het soort vragen, digitale systemen, de verwerking van de resultaten, de betrouwbaarheid van de antwoorden enzovoorts. Tevens wordt er kort ingegaan op het houden van interviews.
  7. Stap 7: Rondgang, eigen observatie
    Het doel van de rondgang is om uit eigen waarneming een goed beeld te krijgen van de gevaren en risico’s. Documentatiestudie, het bestuderen van procedures en het uitzetten van vragenlijsten zijn een prima middel om informatie te verkrijgen, maar het zijn allemaal papieren exercities. De werkelijkheid kan er soms anders uitzien. Uiteindelijk gaat het erom hoe het erop de werkvloer aan toe gaat. In deze stap worden alle ins en outs van het houden van een rondgang door het bedrijf beschreven. Ingegaan wordt op de timing van de rondgang, taakobservaties, inschakelen van medewerkers, het verrichten van indicatieve metingen, verificatie van eerder verkregen informatie en de terugkoppeling aan het einde van de rondgang naar de leidinggevende.
  8. Stap 8: Opstellen van de RI&E rapportage
    Hier wordt aangegeven hoe de rapportage eruit kan zien over de informatie die is verkregen door het intakegesprek, documentatiestudie, vragenlijsten, interviews en rondgang. Beschreven wordt ook welke elementen in de rapportage aan de orde moeten komen. Ook worden praktische tips gegeven over de omvang, schrijfstijl en het format.
  9. Stap 9: Bepalen van de risicoklasse:
    In deze stap wordt inhoud gegeven aan het begrip risico-evaluatie. Verschillende methodes worden besproken, waarmee de adviseur op een meer objectieve manier een grootte (value) kan toekennen aan een bepaald risico. Dit is een zeer kritische stap. Bij een te lage inschatting van de grootte is het mogelijk dat het bedrijf geen maatregelen neemt om het risico aan te pakken. Het gevolg daarvan kan zijn dat het risico blijft bestaan met de kans dat het wordt omgezet in een ongewilde gebeurtenis met schade of letsel. Bij een te hoge inschatting van het risico worden te zware maatregelen genomen, hetgeen het bedrijf op onnodige kosten jaagt en in de bereidheid (en middelen) kan doen afnemen om andere wel belangrijke risico’s aan te pakken. Sommige risicowegingsmodellen zijn meer geschikt voor het wegen van de risico’s bij arbeidsactiviteiten, andere zijn meer bedoeld voor de major hazards in de procesveilheid. In deze stap wordt ook ingegaan op de meer subjectieve wijzen van risicoperceptie. Verder wordt bij deze stap beschreven hoe voor zaken als concrete werkplekrisico’s beleidszaken en wettelijke voorschriften met de weging in groottes kan worden omgegaan.
  10. Stap 10: Opstellen van het plan van aanpak
    Het plan van aanpak is het feitelijke werkdocument om de arbeidsomstandigheden in het bedrijf te verbeteren. In deze stap wordt er beschreven hoe zo’n plan van aanpak kan worden opgesteld. Het gaat daarbij om concrete verbetervoorstellen om de geconstateerde risico’s te verminderen wanneer hun grootte daartoe aanleiding geeft. In het plan van aanpak worden de verbetervoorstellen , de prioriteit van elk voorstel, wie hier verantwoordelijk voor is en wanneer het verbetervoorstel ingevoerd moet zijn, vermeld. De rol van de Arbocatalogi wordt belicht, waarin tal van verbetervoorstellen voor de prioritaire (belangrijkste) risico’s staan beschreven. Ingegaan wordt op de arbeids hygiënische strategie  die bij de aanpak van de risico’s gebruikt kan worden. Een instrument als Multi Criteria Analyse wordt beschreven als hulpmiddel bij het bepalen van de prioriteiten in de aanpak van geconstateerde risico’s. De rol van de ontwikkelingsfase van het bedrijf bij de aard van de verbetermaatregelen wordt toegelicht en hoe de voorgestelde verbeteringen voor het bedrijf de productiviteit kunnen vergroten. Twee modellen van plannen van aanpak worden als voorbeeld gepresenteerd.
  11. Stap 11: Van concept naar definitief rapport
    In deze stap wordt beschreven hoe de adviseur van een concept-rapport tot een definitief rapport kan komen en daarbij een zo hoog mogelijke acceptatiegraad bij het bedrijf kan krijgen. Ingegaan wordt op het presenteren van de verbindingen van het project aan het management. Dit niet als onheilsprofeet, maar als kansenbieder om te laten zien waar er verbetermogelijkheden zitten voor het bedrijf. Tenslotte wordt de rol van de ondernemingsraad (OR) belicht.
  12. Stap 12: Toetsen van de risico – inventarisatie en -evaluatie
    In veel situaties moet de RI&E worden getoetst op volledigheid, actualiteit, betrouwbaarheid en diepgang door een gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst. Deze toetsing is geen goedkeuring. Na toetsing verwerkt de adviseur eventuele op- en aanmerkingen uit het toetsrapport in de RI&E. In deze stap wordt ook ingegaan op het meest geschikte moment voor het toetsen.
  13. Stap 13: Evalueren van de procesgang
    Aangegeven wordt hoe de adviseur en het bedrijf kunnen terugkijken op het gevolgde traject en welke verbeterpunten er voor beide partijen uit te halen zijn. Hier kan van worden geleerd voor toekomstige projecten als verdiepende RI&E’s en update-RI&E ’s.
  14. Stap 14: De uitvoering van het plan van aanpak
    Hier gaat het uiteindelijk om: het uitvoeren van de verbetervoorstellen zoals deze in het plan van aanpak zijn opgenomen. Door deze stap wordt feitelijk gewerkt aan het verbeteren van de werkomstandigheden en het bevorderen van de positieve inzet van de medewerkers. Beschreven wordt hoe begonnen kan worden met de uitvoering van de voorgestelde verbetermaatregelen. Met name de communicatie naar de medewerkers toe staat daarin centraal.
  15. Stap 15: Bewaken van de follow-up
    Deze stap beschrijft hoe de voortgang in de uitvoering van de verbetermaatregelen uit het plan van aanpak kan worden geborgd door deze in te brengen in de gewone planning en control cyclus. Via deze cyclus wordt de voortgang in de uitvoering geëvalueerd.
  16. Stap 16: Uitvoeren verdiepende risico-inventarisaties en -evaluaties
    In deze stap worden verdiepende RI&E beschreven en hoe de resultaten daarvan geïntegreerd kunne worden in de algemene RI&E en het follow-up traject. Ingegaan wordt op het doen van metingen en het gebruik van inschattingsmodellen om de mate van de blootstelling aan bepaalde factoren te kunnen vaststellen, als bijzondere vormen van verdiepende RI&E’s.

Week van de RI&E.